Elektroniczy obieg dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Zapraszamy Państwa do udziału w bezpłatnej konferencji nt. Elektroniczny Obieg Dokumentów,20 czerwiec 2024 r., która odbędzie się w Centrum Konferencyjnym Businessman Institute , Klub Sosnowy, Trakt Lubelski 40a, Warszawa

26 czerwiec 2024 r.

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Poprzednie

Następne

Elektroniczny Obieg Dokumentów poprzez usprawnienia przepływu informacji jest podstawą efektywnych decyzji biznesowych w organizacjach. W procesie operacyjnym organizacje przetwarzają duże ilości dokumentów. Rozwiązaniem dla zorientowanych na wyniki firm jest wdrożenie oprogramowania workflow, które łączy ludzi, procesy i dokumenty w celu poprawy efektywności, zmniejszenia kosztów. Wszystko to przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji, lepszą koordynację działalności organizacji, zwiększoną współpracę między instytucja a jej otoczeniem. Rozwój funkcjonalności oprogramowania do zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) sprawia, że rozwiązania te oferują większe możliwości przy niższych cenach, są lepiej dostosowane do różnych typów organizacji i urządzeń – od komputerów przez tablety do smartfonów. Wraz z rozwojem stosowania e-dokumentów rosną wymagania w stosunku do dostępności serwisu. Firmy i urzędy wdrażając rozwiązania w zakresie EOD będą się starały zapewnić wysoką dostępność aplikacji. Rozwiązaniem jest tutaj wirtualizacja i środowisko Cloud Computing. Wdrożenie EOD oraz integracja z procesami biznesowymi, wpływa na zwiększenie efektywności pracy i zyski.

Prezentacja rozwiązań przeznaczonych do skanowania, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów
Dyskusja nad obniżeniem kosztów wydruku i skanowania w firmie
Identyfikacja głównych problemów związanych z wdrożeniem systemów e-dokument
Prezentacje case study najlepszych praktyk w zakresie wdrażania systemów e-dokument i rozwiązań do kontroli kosztów wydruków i skanowania.

8:30

Rejestracja uczestników, poranna kawa

8:55

Otwarcie konferencji

9:00

Rozwiązanie DYSANT BSM (Business Spend Management) to kompleksowe środowisko wspierające cyfryzację procesów wydatkowych w organizacjach komercyjnych i publicznych. System pozwala skalować funkcjonalność od prostego obiegu faktur, przez wsparcie kluczowych procesów zakupowych P2P (Procure-to-Pay), wsparcie procesów poszukiwania źródeł zaopatrzenia (S2P – Source-to-Pay), po pełnoskalowe wsparcie polityki wydatkowej organizacji.

jak przy okazji realizacji wymagań związanych z KSeF uruchomić w kilka tygodni system obiegu faktur zakupowych, wspierających zautomatyzowaną
obsługę załączników do faktur oraz inne niezbędne integracje (ERP, GUS, VIES, Magazyn, OCR, e-mail, biała lista rachunków, NBP, systemy transportowe, czarna lista dostawców, homebanking, ePUAP, PEF)
jak skalować i konfigurować uruchomiony system, aby dostosować organizację do wymogów regulaminowych, audytowych oraz nowoczesnej polityki zakupowej (zarządzanie dostawcami, akceptacja rachunków bankowych, obieg zapotrzebowań, zamówień, umów, płatności, paczek bankowych, zaliczek, delegacji, reklamacji, rozliczanie wydatków gotówkowych, predekretacja kosztów, dyspozycje fakturowania, obieg faktur sprzedażowych, platforma integracyjna).
doświadczenia wdrożeniowe w firmach produkcyjnych, handlowych, logistycznych, deweloperskich, w sektorze finansowym, przedsiębiorstwach użyteczności publicznej, instytutach naukowych, administracji publicznej.
możliwości korzystania z silnika reguł biznesowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesów zakupowych (weryfikacja rachunków dostawców,
reguła2 par oczu, separacji uprawnień, weryfikacji nadrzędności, rejestrowania korzyści osobistych, zakupów wrażliwych, metadekretacji, zajęć komorniczych, rozliczeń w obrębie grupy kapitałowej, ciemnego kokpitu).

Wojciech Kroczak, Chief Customer Officer, DYSANT

10:00

Umowy są jednym z najcenniejszych aktywów – zarządzaj nimi profesjonalnie z ELO Contract

Każdy, kto pracuje z umowami, wie, jak ważne jest pilnowanie terminów. Oprogramowanie ELO Contract wykonuje tę pracę za Państwa, dzięki czemu można się skupić na negocjacjach i innych zadaniach.

Na dashboardzie można zobaczyć wszystkie istotne informacje dotyczące umów, przeanalizować dane i dostosować ramy zarządzania. Umowy są przechowywane w centralnym systemie ELO zgodnie z wymogami prawnymi.

Obiegi automatyzują rutynowe zadania i sprawiają, że współpraca między działami przebiega sprawniej i skuteczniej. Jeśli chcesz podpisać swoje umowy cyfrowo lub uzupełnić je o klauzule, to z ELO Contract również jest to możliwe!

Elke Schoenemann, Sales Manager Poland, ELO Digital Office

10:40

Wykorzystanie narzędzi AI i Microsoft Copilot w obiegu dokumentów i informacji

Jacek Szafader, Atteli, Lead consultant

11:10

Przerwa kawowa

11:30

Wystąpienie Partnera Merytorycznego

12:00

Zabezpieczenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Dr. Inż. Maciej Jędrzejewski

12:30

Oświadczenia woli w Internecie – Jak w wirtualnym świecie musisz udowodnić że ty to ty

Stefan Cieśla, Radca Prawny, Legal Counsel, Kancelaria Radcy Prawnego Stefan Cieśla

13:00

Podsumowanie, zakończenie konferencji

ZAPISZ SIĘ:

Adresaci

Kadra podejmująca strategiczne decyzje – prezesi zarządów, dyrektorzy finansowi, dyrektorzy IT;
Kadra menedżerska odpowiedzialna za podejmowanie strategicznych decyzji w firmie;
Starostowie, wójtowie i burmistrzowie urzędów powiatowych i gminnych;
Kierownicy projektów IT, ds bezpieczeństwa, administratorzy systemów IT;
Analitycy biznesowi;
Osoby odpowiedzialne za procesy związane z zarządzaniem dokumentami, informacjami, korespondencją masową.

Termin
26 czerwca 2024

Miejsce
Businessman Institute, Trakt Lubelski 40a, Warszawa

ELO Digital Office GmbH od ponad 20 lat jest jednym z wiodących producentów systemów do zarządzania treścią dla przedsiębiorstw (Enterprise Content Management – ECM), który rozwija oprogramowanie do zarządzania dokumentami, cyfrowej archiwizacji i obiegu dokumentów oraz formularzy. ELO opracowuje cyfrowe rozwiązania do realizacji procesów biznesowych dla wszystkich branż i sektorów oraz przedsiębiorstw dowolnej wielkości.
Produkty i rozwiązania ELO® są sprzedawane na całym świecie w około 20 językach w ponad 40 krajach. ELOoffice skierowany jest do małych firm, ELOprofessional dla firm średniej wielkości a ELOenterprise do dużych firm i korporacji. Poszczególne moduły ELO Business Solutions pozwalają klientom na niezwykle szybkie wdrażanie rozwiązań z możliwością dostosowania ich do konkretnych potrzeb firmy.
Wszystkie produkty firmy ELO Digital Office GmbH są dostępne w Polsce z pełnym zapleczem technicznym i merytorycznym. W Polsce z produktów ELO® korzysta np. Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., Global Cosmed S.A., Provident S.A., Medicover, Marvipol S.A., Centrum Nauk Kopernik i wiele innych.
Elke Schönemann
Sales & Marketing Manager Poland
ELO Digital Office Sp. z o.o.

Z wykształcenia Matematyk, z pochodzenia Niemka. Od 1996 r. pracuje w Polsce.
W latach 1996 – 2004- Praca w Polsko-Niemieckim Towarzystwie Wspierania Gospodarki (Firma z udziałem rządu polskiego i niemieckiego (po 50%).
Od 2004 zatrudniona w ELO Digital Office – odpowiedzialna za sieć Business Partnerów ELO w Polsce i koordynację projektów.

HLIF Sp. z o.o. jest właścicielem marki DYSANT, która zajmuje się produkcją oprogramowania narzędziowego, biznesowego oraz realizacją projektów IT w roli integratora systemów. Firma istnieje od blisko 25 lat i rozwija swoje oprogramowanie w obszarach takich tj. zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), platformy integracyjne, e-Commerce, wykorzystując przy tym niezbędne komponenty technologicznie globalnych dostawców tj. IBM, Microsoft, HCL. Obok rozwiązań stricte narzędziowych tj. DYSANT Framework – RAD & BPM (zestaw narzędzi low-code i pro-code wraz z silnikiem workflow do tworzenia ekosystemów aplikacji biznesowych i zarządzani cyklem ich życia) firma rozwija kompleksowe rozwiązania biznesowe tj.:
DYSANT Business Spend Management – ekosystem aplikacji obsługujących procesy zakupowe i wydatkowe w firmach i instytucjach publicznych (od selekcji dostawców do paczek bankowych – Source-2-Pay).
DYSANT e-Urząd – jednolita platforma procesowo-integracyjna wraz z ekosystemem aplikacji dla administracji publicznej przeznaczona do wdrażania e-Usług (silnik workflow, szyna integracyjna, serwer spotkań, narzędzia do zarządzania API + aplikacje biznesowe tj. EZD, e-Archiwum, e-Zarząd, e-Posiedzenia, Postępowania publiczne, Przetargi, e-Radny, Delegacje radnych. Szkolenia, Umowy, Obieg faktur w integracji z KSeF, Rejestry publiczne, Delegacje, procesy budżetowe, procesy kadrowe, portale informacyjne i usługowe).
DYSANT CRM – ekosystem kilkunastu modułów na platformie DYSANT Framework, przeznaczony do wdrażania wyrażonej procesowo strategii CRM (namiary, szanse, kontrakty, projekty, umowy, zamówienia, reklamacje. aktywności, korespondencja, dyspozycje fakturowania itp.). System we współpracy z oferowanymi równolegle technologiami handlu w internecie, integracją z centralami telefonicznymi, obsługą płatności elektronicznych i modułami do obsługi procesów finansowych, pozwala na skuteczną unifikację procesów obsługi klienta w wielu kanałach sprzedaży.
Wojciech Kroczak – od ponad 20 lat wspiera firmy i instytucje publiczne w zakresie zarządzania procesami biznesowymi. Ekspert w zakresie organizacji procesów polityki zakupowej. Jako wiodący konsultant nadzorował projekty typu Procure-2-Pay dla wielu polskich firm i międzynarodowych korporacji. Doskonale łączy swoje wykształcenie z obszaru organizacji i zarządzania, z analitycznym podejściem do optymalizacji procesów i wiedzą technologiczno-informatyczną. Nadzorował projekty realizowane m.in. dla Grupy APATOR, Grupy Legrand, Grupy Com40, MPEC Kraków, Mercedes-Benz Leasing Polska, BalticHub (wcześniej DCT Gdańsk), Yusen Logistics, ERICPOL, Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego.

Bakotech to krakowski dystrybutor rozwiązań cyberbezpieczeństwa. Poza dostępem do nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań IT zapewniamy naszym partnerom handlowym szeroki zakres wsparcia w postaci konsultacji handlowych i produktowych i doradztwa technicznego.

GFI Software – rozwiązania producenta koncentrują się wokół bezpieczeństwa, komunikacji oraz sieci. W ramach szerokiego portfolio skorzystać można z lokalnego serwera pocztowego Kerio Connect, wiadomości mailowe mogą być filtrowane dzięki MailEssentials, a następnie archiwizowane wraz z załącznikami czy kalendarzami poprzez GFI Archiver. Wiele firm nadal korzysta z faxu. GFI wychodzi im naprzeciw i oferuje wersję sieciową bez potrzeby posiadania fizycznego sprzętu. Bezpieczeństwo firmowej sieci zapewni skaner luk i podatności GFI Languard uzupełniony o firewall nowej generacji Kerio Control. Całość zamykają dwa uzupełniające się narzędzia sprzętowe Exinda SD-WAN oraz Orchestrator, które zadbają o wydajność firmowego połączenia z internetem oraz płynnego działania kluczowych aplikacji. Narzędzia stworzone przez producenta oparte są o prostą, lecz bardzo efektywną technologię, co pozwala administratorom IT, na wydajne zarządzanie i zabezpieczanie sieci biznesowych, systemów i aplikacji.
Damian Malinowski, Business Development Manager Bakotech od dwóch lat pracuje w firmie Bakotech, gdzie jako Business Development Manager odpowiada za sprzedaż rozwiązań cybersecurity na rynek polski i CEE. Z branżą IT jest związany już od dobrych kilku lat – od twardej infrastruktury w Data Center aż po software w obecnym miejscu pracy. Każdego dnia stara się łączyć potrzeby klientów oraz interesy partnerów handlowych, wspomagając z perspektywy dystrybucji każdy element procesu zakupowego dla zadowolenia każdej ze stron. Dodatkowo zajmuje się wzmacnianiem i rozwojem kanału resellerskiego, a także budowaniem i podtrzymywaniem relacji z kluczowymi partnerami biznesowymi.

Paweł Jędrzejak, firma INFOR PL S.A., Certyfikowany Trener Biznesu, ukończony program trenerski IBD Business School, ekspert z zakresu publikacji elektronicznych, od 12 lat związany z branżą wydawniczą działającą na rynku finansowo- kadrowym.

Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp.k. to kancelaria o ogólnopolskim zasięgu działania, kierująca się zasadą „Nowocześnie dla biznesu”. Specjalizuje się w: ochronie danych osobowych, prawie e-commerce, prawie IT, prawie sztucznej inteligencji, prawie pracy, prawie korporacyjnym, gospodarczym i prawie spółek.

Kancelaria trafiła na listę Najlepszych Kancelarii Forbes 2022 w zakresie TMT.
Przez Dziennik „Rzeczpospolita” wyróżniona w dziedzinie ochrony danych osobowych w 2022 r. W 2021 otrzymała wyróżnienie w kategorii „Najbardziej innowacyjna kancelaria” w zakresie „Innowacyjne rozwiązania we wspomaganiu pracy prawniczej” za aplikację GDPR Risk Tracker. W 2020 roku otrzymała wyróżnienie za działalność pro bono w zakresie wsparcia przedsiębiorców w czasie pandemii.

Wyróżniona w rankingu „The Legal 500” w latach 2022-2020 w kategorii Data Privacy and Data Protection. W 2017 i 2019 roku rekomendowana przez Global Law Experts w zakresie ochrony danych osobowych. Odznaczona Gazelą Biznesu za rok 2022 i 2021.

Członkowie zespołu są autorami i współautorami artykułów oraz monografii naukowych, a także opinii prawnych i komentarzy do ustaw. Prowadzą liczne szkolenia i są wykładowcami na studiów podyplomowych.
Wspólnikami kancelarii są radcowie prawni dr Dominik Lubasz i Witold Chomiczewski, LL.M. oraz dr hab. Monika Namysłowska, prof. Uniwersytetu Łódzkiego.

Aneta Frydrych – radczyni prawna w Lubasz i Wspólnicy – Kancelarii Radców Prawnych sp.k.

Praktykę związaną z obsługą prawną rozpoczęła w ramach Kliniki Prawa Wydziału Prawa i Administracji w Łodzi. Swoje dotychczasowe doświadczenie koncentruje wokół prawa cywilnego, w szczególności odpowiedzialności odszkodowawczej i ochrony dóbr osobistych. Specjalizuje się również w prawie pracy oraz e-commerce. Bliskie są jej również zagadnienia z zakresu obrotu nieruchomościami.

Jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Tytuł magistra uzyskała, broniąc pracy dyplomowej z zakresu postępowania karnego. Ukończyła aplikację radcowską przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Łodzi z wyróżnieniem. Egzamin zawodowy złożyła w 2022 roku, uzyskując jeden z najlepszych wyników.

Planowana tematyka

Korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji do automatyzacji obiegu dokumentów. Do kogo są adresowane rozwiązania w zakresie automatyzacji zarządzania i obiegu dokumentów? Kiedy należy wdrażać tego typu rozwiązania?

Przyszłe kierunki rozwoju archiwizacji dokumentów w administracji. Rola metadanych dla zarządzania i wyszukiwania dokumentów. Standardy archiwizowania dokumentów (ISO 14641-1:2012, ISO 27001). Certyfikacja systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów. Kontrola zgodności zarchiwizowanych dokumentów ze standardem archiwizacji. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie podpisu elektronicznego (francuskie rozwiązanie M@rine). Podpis elektroniczny jako gwarancja integralności zarchiwizowanego dokumentu. Rozwiązania open source do archiwizacji dokumentów wg standardu ISO 14721. Archiwizacja w chmurze. Zarządzanie dokumentami jako usługa (ang. Managed Document Services). Skalowalność rozwiązań do zarządzania obiegu dokumentów.

Regulacje prawne w zakresie e-dokumentów. Digitalizacja dokumentów papierowych a zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych

Omówienie zakresu standaryzacji i możliwości wynikających ze stworzenia mechanizmu Registred Mail.

Zadania systemu Elektronicznego Zarządzania dokumentacją w świetle Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument Integralny i Autentyczny . Jak zintegrować aplikacje zarządzania dokumentami z systemami autoryzującymi.

Systemy zarządzania dokumentami jako podstawowe wsparcie informatyczne mobilnych pracowników agencji i urzędów. Bezpieczeństwo danych w przypadku korzystania z netbooków, tabletów, smartfonów? (VPN, szyfrowanie danych, zdalne zarządzanie mobilnymi urządzeniami).

Zarządzanie cyklem życia dokumentu – od jego utworzenia do archiwizacji i zniszczenia. Wybór dostawcy rozwiązań w zakresie zarządzania cyklem życia dokumentów. System zarządzania dokumentami jako część strategii w zakresie systemu zarządzania treścią (ang. CMS – Content Management System).

Tendencje w rozwoju rozwiązań do elektronicznego zarządzania, dystrybucji i przechowywania (archiwizacji i wyszukiwania) dokumentów, poczty elektronicznej, faksów. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?

Systemy zarządzania dokumentami w służbie obywatela. Integracja systemów zarządzania dokumentami z rozwiązaniami portalowymi typu e-urząd, e-commerce, systemami ERP, CRM.

E-faktury, jako część e-dokumentów, systemu wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange) oraz e-płatności. Korzyści z interoperacyjności. Cykl życia e-faktury – od wystawienia poprzez przesłanie / udostępnianie w portalu do archiwizacji, korekty, duplikatu. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?